Digital HR – Chuyển đổi số nhân sự là gì?
AI (Artificial intelligence – trí tuệ nhân tạo) trong Nhân sự là một chủ đề bạn sẽ tìm thấy trong khá nhiều bài viết về xu hướng Nhân sự trong tương lai. Một thứ khác mà bạn chắc chắn sẽ tìm thấy trong các danh sách xu hướng này là số hóa Nhân sự hay Digital HR. Ngoài việc là một thuật ngữ ưa thích của thế kỷ 21, ý nghĩa thực sự của nó là gì và nó ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của bộ phận Nhân sự? Đó là những gì chúng ta sẽ tìm hiểu trong bài viết này.
Digital HR (chuyển đổi số Nhân sự) là gì?
Digital HR (chuyển đổi số Nhân sự) là quy trình tối ưu hóa mạng xã hội, di động, phân tích và công nghệ đám mây (SMAC) để quản lý Nhân sự hiệu quả hơn. Nói cách khác, đó là một sự thay đổi mang tính kiến tạo trong cách thức vận hành của phòng Nhân sự.
Tuy nhiên, ứng dụng các công nghệ mới không phải là chìa khóa khiến bộ phận Nhân sự trở nên số hóa. Như Jeff Mike, từ Bersin by Deloitte đã nói: “Số hóa Nhân sự cũng nên bao gồm hoạt động căn chỉnh văn hóa, năng lực, cấu trúc và quy trình để cân bằng giữa hiệu quả và việc đổi mới, cũng như đo lường thường xuyên các tác động đối với tổ chức khi liên tục chuyển đổi.”
Theo Dave Ulrich, hành trình chuyển đổi số cho Nhân sự của bất kỳ công ty nào cũng bao gồm bốn giai đoạn:
- HR efficiency: Trong giai đoạn này, các công ty tập trung đầu tư và xây dựng các nền tảng công nghệ giúp quản lý hiệu quả các quy trình Nhân sự; hoạt động này thường thông qua các nhà cung cấp giải pháp công nghệ cho bộ phận Nhân sự hiện có trên thị trường.
- HR effectiveness: Trong giai đoạn này, công nghệ được sử dụng để nâng cấp các hoạt động về con người (staffing*, đào tạo), quản lý hiệu suất, giao tiếp và công việc.
*Staffing là một trong những nhiệm vụ trong lĩnh vực nhân sự, bao gồm các chức năng như tuyển dụng nhân viên, sàng lọc và lựa chọn nhân sự.
- Information: Trong giai đoạn này, thông tin được chia sẻ để tác động đến hoạt động kinh doanh. Các dữ liệu có thể truy cập được. Dữ liệu nội bộ được kết hợp với dữ liệu bên ngoài để cải tiến quá trình phân tích con người nhằm đưa ra các insights (những sự thật có khả năng tác động, ảnh hưởng tới hành vi và quyết định) phù hợp với doanh nghiệp.
- Connection/ experience: Trong giai đoạn cuối cùng, số hóa Nhân sự được sử dụng để tạo ra sự kết nối giữa mọi người. Tận dụng mạng xã hội và công nghệ để tạo ra trải nghiệm tốt hơn, giúp mang lại cảm giác thân thuộc hơn.
Digital HR đang chuyển đổi quản trị Nhân sự như thế nào?
Cũng giống như công nghệ kỹ thuật số đã thay đổi cuộc sống hàng ngày của chúng ta, giờ đây nó đang thay đổi việc quản trị Nhân sự. Chuyển đổi số Nhân sự cho phép bộ phận Nhân sự làm những điều sau:
- Sử dụng dữ liệu và phân tích
Tuy chậm nhưng chắc, bộ phận Nhân sự đang dần bắt đầu hiểu giá trị của việc phân tích dữ liệu đem lại cho doanh nghiệp. Trong các giai đoạn như lựa chọn ứng viên, đào tào và phát triển (L&D), tăng tương tác cho nhân viên… giờ đây đã có công nghệ giúp bộ phận Nhân sự đo lường mọi chi tiết nhỏ nhất trong vòng đời của nhân viên.
Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là liệu có đủ các chuyên gia Nhân sự ngoài kia, những người có thể hiểu được dữ liệu này hay không.
- Cải tiến hoạt động chiêu mộ nhân tài
Ứng viên có cơ hội trải nghiệm quy trình ứng tuyển ngay trên thiết bị di động, quy trình sàng lọc theo hướng dữ liệu (data driven) và chương trình đào tạo cho nhân viên mới (onboarding program) dựa trên AI và cá nhân hóa. Đây chỉ là một trong số rất nhiều ví dụ về cách số hóa tuyển dụng.
- Cải thiện trải nghiệm của nhân viên
Ngày nay ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân của nhân viên trở nên mờ nhạt. Họ có thể sử dụng tài khoản mạng xã hội của mình trong giờ hành chính và sẽ kiểm tra email công việc của vào cuối tuần.
Do đó, họ mong muốn được đối xử như khách hàng và muốn sếp của mình cung cấp những trải nghiệm tốt về môi trường làm việc kỹ thuật số.
- Cung cấp các công cụ tự phục vụ (self – service) cho nhân viên
Điều này vừa giúp nâng cao trải nghiệm của nhân viên, vừa tập trung vào mục tiêu quản trị Nhân sự. Cũng giống như việc nhân viên chủ động quản lý các email và khối lượng công việc, họ cũng muốn tự quản lý dữ liệu Nhân sự của mình.
- Hãy cạnh tranh trong cuộc chiến tranh giành nhân tài
Millennials và gen Z là hai thế hệ được xem như lực lượng lao động chủ chốt trong tương lai, họ liên tục kết nối với mạng xã hội và “dán mắt” vào điện thoại di động. Khi đó, việc các công ty sử dụng các công nghệ kỹ thuật số này cho nhiều mục đích khác nhau, ví dụ như thu hút ứng viên, chọn lọc, đào tạo và phát triển (L&D)… giúp họ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho chính mình trong việc thu hút một thế hệ lao động nhiều yêu cầu như vậy.
Một vài ví dụ thực tế
Phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là một hoạt động quan trọng. Hiện nay có rất nhiều công cụ có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu như Python, Power BI, Excel…
Tuyển dụng số
Spark Hire là một nền tảng phỏng vấn bằng video và là một ví dụ điển hình về cách các công nghệ SMAC được kết hợp thành một giải pháp kỹ thuật số. Các ứng viên có thể tự lên lịch phỏng vấn của mình và các cuộc phỏng vấn có thể được chia sẻ dễ dàng với những người quản lý tuyển dụng khác để có phản hồi ngay lập tức.
Trải nghiệm nhân viên tốt hơn
Quản lý hiệu suất là hoạt động quan trọng trong quản trị nhân sự. Nhân viên thích được nhận phản hồi và thường xuyên chia sẻ chúng trong thời gian thực trên bất kỳ loại thiết bị nào. Impraise – một công cụ quản lý hiệu suất – cung cấp cho các nhà quản lý và nhân viên trải nghiệm phản hồi kỹ thuật số.
Employee Self-service
Employee self – service (ESS) nghĩa là tự phục vụ cho nhân viên, hệ thống này cho phép nhân viên truy cập và quản lý thông tin trả lương, yêu cầu nghỉ việc và các thông tin nhân sự khác. Access là ví dụ điển hình về công ty cung cấp giải pháp tự phục vụ kỹ thuật số.
Làm thế nào để bắt đầu Digital HR?
Bạn không nên phức tạp hóa mọi thứ mà hãy bắt đầu bằng cách đặt những câu hỏi đơn giản trước, chẳng hạn như: “Những lĩnh vực nào trong quy trình nhân sự của chúng tôi có thể sử dụng sự chuyển đổi số?” (ví dụ: tuyển dụng, L&D, quản lý lương)
Bạn có thể thảo luận với nhân viên và ban giám đốc về bộ phận nào nên được ưu tiên chuyển đổi số và bộ phận nào nên chuyển đổi sau.
Việc tiếp theo bạn cần làm là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các ý tưởng dựa trên hai tiêu chí: tác động và nỗ lực. Tác động là về ảnh hưởng lên kết quả kinh doanh của việc số hóa các ý tưởng. Nỗ lực là về thời gian và tiền bạc cần để số hóa ý tưởng.
Ma trận này sẽ là điểm khởi đầu của bạn: hãy bắt đầu với những ý tưởng có tác động cao và nỗ lực thấp. Chúng sẽ giúp bạn xây dựng doanh nghiệp chuyển đổi số Nhân sự và tiến bộ hơn.
Chúng tôi biết chuyển đổi số Nhân sự là một quy trình phức tạp và thử thách nhưng hoàn toàn có thể thực hiện và đem lại kết quả xứng đáng cho doanh nghiệp. Hãy để Metta giúp bạn, liên hệ với chúng tôi thông qua email phung.metta@metta.com.vn để được tư vấn tốt nhất.
Nguồn: https://www.aihr.com/blog/back-to-basics-what-is-digital-hr/
Metta Marketing
Chuyên gia tư vấn chiến lược thương hiệu hàng đầu
