Dự trù ngân sách hàng năm trong bối cảnh nền kinh tế bất ổn

1. Điều chỉnh hệ thống cảnh báo tài chính

2. Tối đa hóa việc tạo ra tiền mặt

3. Bố trí các tình huống giảm giá tiềm ẩn (cho chính doanh nghiệp và đối thủ cạnh tranh)

4. Đừng mắc sai lầm khi ngoại suy so với năm ngoái

Nhiều chỉ số kinh tế hiện nay đang nhấp nháy màu đỏ. Bốn trong số năm chuyên gia về thay đổi và tái cấu trúc cho biết rằng họ thấy trước một cuộc suy thoái trong khu vực; ba trong số bốn dự kiến sẽ có những thay đổi lớn trong cơ cấu ngành. Các doanh nghiệp đang bước vào mùa lập kế hoạch và ngân sách vào thời điểm có nhiều sự bất ổn – khoảng thời gian “có thể xảy ra hay không” có thể báo trước một cuộc suy thoái lớn.

Lập ngân sách như thường lệ đã không phù hợp với thời điểm này. Thực hiện thắt lưng buộc bụng và hy vọng vào điều tốt nhất sẽ là chưa đủ, việc này thậm chí có thể nguy hiểm. Điều cần thiết bây giờ chính là hành động. Bốn bài học quan trọng mà lẽ ra có thể giữ cho nhiều doanh nghiệp an toàn nên được áp dụng ngay bây giờ – bởi vì năm nay, ngay cả những doanh nghiệp có vẻ vững chắc cũng đang ra khơi nguy hiểm giữa màn sương mù đầy bất ổn.

Điều chỉnh hệ thống cảnh báo tài chính

Hầu hết các doanh nghiệp nhìn thấy nguy hiểm khi quá muộn. Một lý do: Ngân sách đơn vị kinh doanh thường theo dõi doanh thu và chi phí – các khoản mục trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – nhưng không theo dõi dòng tiền hoặc các khoản mục trên bảng cân đối kế toán. Cả ba gắn bó mật thiết với nhau và rất quan trọng đối với doanh nghiệp, và những người thực hiện P&L cũng nên nhìn thấy điều này. Họ có khả năng là những người đầu tiên phát hiện ra các đơn đặt hàng chậm lại, hàng tồn kho ngày càng tăng hoặc bộ sưu tập bị trì hoãn, nhưng họ đã bỏ qua hiệu quả chi phí vốn và hiếm khi xem xét bảng cân đối kế toán như một nguồn tiền hoặc tiết kiệm. Kết quả là, họ thường bỏ lỡ tầm quan trọng của những gì họ nhìn thấy.

Thiết kế lại kế hoạch và các đánh giá hàng tháng và hàng quý của bạn để bất kỳ ai đang điều hành một đơn vị kinh doanh đều có thể nhìn thấy cả ba điểm quan trọng của doanh nghiệp: P&L, bảng cân đối kế toán và dòng tiền. Hiểu nơi doanh thu dễ bị ảnh hưởng nhất và nhu cầu giảm đột ngột sẽ gây ra tác động gì. Những chi phí nào có rủi ro? Nội dung nào sẽ bị ảnh hưởng? Những dấu hiệu nào sẽ cảnh báo bạn?

Tối đa hóa việc tạo tiền mặt

Khi thời điểm khó khăn (hoặc thậm chí bất ổn đến kỳ lạ), tiền mặt là vua. Điều đó đúng hơn nữa khi lãi suất tăng. Do đó, hãy xây dựng các sáng kiến quản lý vốn lưu động vào kế hoạch. Các dự án cải thiện việc tạo tiền mặt bao gồm những thứ như thay đổi cách bạn quản lý các khoản phải trả và phải thu, giảm hàng tồn kho và tăng tốc độ phân phối. Tìm hiểu cụ thể về số tiền sẽ được tiết kiệm khi nào và bởi ai, sau đó chủ động theo dõi tiến trình và nguồn thu tiền mặt.

Thêm vào tiền mặt của bạn bằng cách rút ra các hạn mức tín dụng. Ngoài ra, hãy kiểm tra những gì có trên bảng cân đối. Bạn nên sở hữu xe tải hay thuê chúng? Có bao nhiêu tài sản công nghệ của bạn chưa chuyển sang đám mây? Bằng cách thuê ngoài các tài sản hoặc quy trình, bạn có thể biến chi phí cố định thành những chi phí có thể thay đổi, cho phép bạn điều chỉnh nhu cầu tăng hoặc giảm tiền mặt của mình.

Đưa ra các kịch bản tiềm năng

Suy thoái nhẹ, trung bình và nghiêm trọng sẽ ảnh hưởng gì đến doanh nghiệp nói chung và đối với từng bộ phận? Các nhận định cụ thể như thế nào. Bạn dễ bị lạm phát ở đâu nhất? Nhu cầu giảm? Một chuỗi cung ứng biến động ghê gớm? Bạn sẽ thực hiện những hành động nào trong mỗi trường hợp? Ai nên hành động?

Xây dựng ba tình huống và ba phản ứng – đòn bẩy bạn có thể nhận được ngay lập tức. Đầu tiên là đòn bẩy dễ kéo: các hành động tiết kiệm tiền mặt mà không bị thiệt hại lâu dài, chẳng hạn như đóng băng thuê và đi lại, giảm chi tiêu tùy ý và cắt giảm một số loại chi tiêu tiếp thị.

Đòn bẩy thứ hai – để kéo nếu suy thoái khá sâu hoặc dài – sẽ gây thiệt hại nặng nề hơn. Đây là những bước như trì hoãn việc ra mắt sản phẩm mới hoặc cắt giảm chi tiêu vốn, ngoại trừ việc bảo trì.

Cuối cùng, hãy chuẩn bị một cuốn sách xử lý khủng hoảng: những hành động cần thực hiện nếu doanh nghiệp đột nhiên gặp khủng hoảng, chẳng hạn như sa thải, tái tổ chức hoặc bán tài sản hoặc công việc kinh doanh. Tốt nhất bạn có thể, hãy làm điều tương tự như với các đối thủ cạnh tranh. Suy thoái kinh tế sẽ ảnh hưởng nặng nề nhất đến đâu? Họ có thể làm gì?

Chuẩn bị các tình huống này ngay bây giờ, cho dù hiện tại bạn chưa cần dùng đến nó. Bằng cách đó, nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống, bạn chỉ cần xác định thời gian nên hành động chứ không còn phải suy nghĩ phải làm gì tiếp theo. Bạn cũng nên đặt trước các chỉ báo về thời điểm kéo mỗi đòn bẩy; điều này sẽ khiến việc bỏ qua các cảnh báo trở nên khó khăn hơn. Việc sử dụng các đánh giá hàng tháng và hàng quý không chỉ để theo dõi hiệu suất, để lập kế hoạch mà còn để đánh giá lại cơ sở mà bạn đã xây dựng kế hoạch. Trong một môi trường chuyển động nhanh, những gì đúng sáu tháng trước có thể không còn đúng nữa. Điều đó không có nghĩa là bạn đã sai; nó có nghĩa là mọi thứ đã thay đổi.

Đừng ngoại suy từ năm ngoái

Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần một cái nhìn chủ động về chi phí và doanh thu. Hãy quan tâm đến ngân sách dựa trên số 0 để hiểu cách doanh nghiệp thúc đẩy giá trị và vị trí của nó. Hầu hết các doanh nghiệp chỉ thỉnh thoảng thực hiện phương pháp này, để loại bỏ những chi phí lặt vặt tích tụ trong chi tiêu thông thường. Và đó là một khả năng có thể tiết lộ cơ hội thay đổi cấu trúc và giảm khối lượng công việc.

Thêm tính chặt chẽ tương tự vào dự báo doanh thu. Hầu hết các bản kế hoạch ngân sách đều quan tâm đến chi phí hơn là doanh thu (Đó là lý do tại sao các giám đốc tài chính thường giảm giá các dự báo của nhóm bán hàng, sự thay đổi mà họ không bao giờ chịu được về mặt chi phí). Để khắc phục điều đó, trước tiên hãy tập trung vào những khách hàng chính, những người mà bạn nên trò chuyện thẳng thắn, thường xuyên. Như bạn nên làm về mặt chi phí, hãy xác định mọi thay đổi trong doanh thu sẽ được tạo ra như thế nào, khi nào và bởi ai – bằng chứng (tốt nhất là bạn có thể thiết lập nó) về các con số trong kế hoạch. Theo dõi những dự báo đó trong các đánh giá hàng tháng và hàng quý. Bạn vẫn có thể tăng thêm giá trị cho việc lập kế hoạch doanh thu bằng cách phân tích khả năng sinh lời của khách hàng. Thường thì 20% khách hàng đang thực sự thua lỗ. Một doanh nghiệp lành mạnh nên thường xuyên kiểm tra và cắt tỉa danh sách khách hàng của mình.

Hành động – ngay bây giờ – trên bốn biện pháp này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho những thời điểm khó khăn. Nếu không xảy ra suy thoái kinh tế, bạn sẽ tạo ra một doanh nghiệp mạnh hơn, táo bạo hơn và xây dựng một tấm đệm tài chính sẵn sàng khi tình hình kinh tế bất ổn có thể diễn ra.

Tóm lại, việc chủ động tìm hiểu về tình hình kinh tế xã hội vĩ mô và vi mô, lập các kế hoạch dự trù, kịch bản ứng biến là điều không thể thiếu đối với các lãnh đạo doanh nghiệp trong tình hình kinh tế nhiều bất ổn hiện nay. Anh chị có thể liên hệ phung.metta@metta.com.vn để cùng trao đổi, thảo luận và định hình những chiến lược sắp tới cho doanh nghiệp của mình.

Metta Marketing
Chuyên gia tư vấn chiến lược hàng đầu

ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN, CẬP NHẬT NHỮNG THÔNG TIN HAY, MỚI NHẤT VỀ THỊ TRƯỜNG VÀ MARKETING