10 ví dụ thực tiễn về kỹ thuật số nhân sự

Kỹ thuật số Nhân sự là gì?

Kỹ thuật số Nhân sự (HR) là thay đổi quan trọng nhất ảnh hưởng đến các tổ chức và đã được áp dụng rộng rãi trong những năm qua. Do đó, bộ phận nhân sự phải thực hiện các phương pháp và quy trình mới để bắt kịp với sự hiện đại hóa nhanh chóng của lực lượng lao động.

Lợi ích của việc này là tạo ra các quy trình hoạt động Nhân sự mới để giúp cải thiện giao tiếp, cộng tác, truy cập và phân tích dữ liệu.

Các nghiên cứu cho thấy rằng, các phương pháp kỹ thuật số hóa như phỏng vấn “Monjin” (Monjin là mạng lưới phỏng vấn viên đầu tiên trên thế giới, trong đó, các cuộc phỏng vấn được lên lịch một cách chiến thuật bằng cách sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và trí thông minh của con người trong thời gian thực) cải thiện độ chính xác của việc tuyển dụng lên tới 86% do việc sử dụng tự động hóa trong việc xác định chuyên môn, kỹ năng, số năm kinh nghiệm của ứng viên. Điều này giúp hiệu quả và năng suất tốt hơn, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, nghiên cứu từ Đại học Oxford cho thấy 90% vai trò quản trị Nhân sự có khả năng được tự động hóa vào năm 2035. Ngay tại Malaysia, nhiều nhân viên nói rằng họ bị ảnh hưởng bởi công nghệ AI, với 61% người tham gia khảo sát của Hays xác nhận rằng dù ít hay nhiều họ cũng bị tác động bởi tự động hóa.

Những khó khăn gặp phải khi “Số hóa”

Một báo cáo từ New Straits Times (NST) cho biết 98.5 % doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Malaysia bị tụt lại phía sau khi triển khai các giải pháp kỹ thuật số Nhân sự do nhiều lý do khác nhau: từ hạn chế tài chính đến lỗ hổng trong hệ thống quản lý. Trong một cuộc khảo sát do các công ty Vase.AI và Digi thực hiện đã chỉ ra những rào cản chính đối với kỹ thuật số là:

• Dữ liệu không hiệu quả và không có hệ thống (32%)
• Chi phí cho nền tảng xử lý cao (44%)
• Các câu hỏi khó về kỹ thuật làm công việc của họ bị hạn chế (15%)
• Hệ thống kém hiệu quả trong việc tổng hợp các nhiệm vụ (17%)

Cho dù có chấp nhận “số hóa” hay không, thế giới vẫn đang tiếp tục hướng tới sự chuyển dịch kỹ thuật số, các công ty không “số hóa” có nguy cơ mất đi những cơ hội trong kinh doanh. Đặc biệt, các cuộc khảo sát cho thấy các nhân viên ở Malaysia đang tìm cách học hỏi, nâng cao kỹ năng bằng các công cụ kỹ thuật số và cải thiện độ chính xác của dữ liệu kỹ thuật số.

Làm thế nào để “số hóa” Nhân sự

1. Hãy loại bỏ giấy tờ

Nhiều quy trình hàng ngày của Nhân sự đã không còn dùng giấy tờ, họ sử dụng email và Microsoft Office. Điều này dẫn đến vô số các biểu mẫu yêu cầu quyền lợi, đơn xin nghỉ việc và các biểu mẫu khác ra đời. Đòi hỏi nỗ lực đáng kể trong việc theo dõi và tổ chức, chưa kể thời gian để xử lý của bộ phận quản lý.

Khi chưa được “số hóa”, các thủ tục giấy tờ cần có sự chấp thuận và đi qua nhiều bộ phận khác nhau để có được các chữ ký cần thiết. Tuy nhiên, các bộ phận Nhân sự trong các công ty lớn xử lý hàng trăm, hàng nghìn công việc giấy tờ mỗi ngày. Chưa kể, một số công ty thuê nhân viên nhập liệu chỉ để nhập thông tin từ tài liệu giấy vào bảng Excel. Vậy nên “số hóa” giúp bộ phận Nhân sự dễ dàng thao tác và xử lý các thủ tục giấy tờ.

2. Ứng dụng dịch vụ tự phục vụ

Ngày nay, mọi thứ đều trở nên dễ dàng với các ứng dụng dành cho thiết bị di động. Việc sử dụng các ứng dụng thông minh đã đơn giản hóa các quy trình Nhân sự cho nhân viên và thay đổi cách nhân viên tương tác với công ty. Hãy tạo ra ứng dụng dành cho thiết bị di động giúp nhân viên có được thông tin trong tầm tay của họ mà không cần đến bộ phận Nhân sự. Đây là “dịch vụ tự phục vụ” tốt nhất.

Deloitte đã tạo ra một hệ thống cho phép nhân viên quản lý thời gian tư vấn khách hàng, thời gian lập hóa đơn và so sánh chúng với các đồng nghiệp của họ. Với các dữ liệu  đó, hệ thống tự động đưa ra các gợi ý thông minh để cải thiện các công việc kém hiệu quả. Một ứng dụng khác phân tích giọng nói của người dùng và phát hiện những vấn đề của họ, sau đó sẽ đưa ra các gợi ý để nhân viên có thể thực hiện nhằm cải thiện sức khỏe.

3. Áp dụng tự động hóa 

Tự động hóa giúp loại bỏ hàng giờ làm việc thủ công. Các công việc tẻ nhạt như xử lý hàng trăm yêu cầu từ khách hàng có thể được tự động hóa. Lợi ích của tự động hóa bao gồm tiết kiệm lao động, giảm lãng phí, tiết kiệm chi phí điện, tiết kiệm chi phí vật liệu và cải tiến chất lượng, độ chính xác và độ chính xác.

4. Tuyển dụng thông qua phương tiện truyền thông xã hội

Việc tuyển dụng đã thay đổi với sự xuất hiện của các phương tiện truyền thông xã hội. Ví dụ: LinkedIn đã chuyển đổi cách mọi người trình bày hồ sơ của họ và nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về một người. Không chỉ vậy, trên nhiều nền tảng xã hội hơn như Facebook, nó giúp bạn đánh giá tính cách của một người.

Talentnow đã chia sẻ: 80% nhà tuyển dụng cho biết việc tuyển dụng trên mạng xã hội giúp họ tìm thấy những ứng viên thụ động (những ứng viên đăng tải hồ sơ của họ trên mạng xã hội và các nhà tuyển dụng có thể chủ động liên hệ họ theo các yêu cầu của công việc), trong khi 70% nhà tuyển dụng cho biết họ đã tuyển dụng thành công qua mạng xã hội. Báo cáo cũng chỉ ra rằng 89% công ty có kế hoạch tuyển dụng ứng viên thông qua mạng xã hội, và xu hướng này sẽ tiếp tục phát triển.

5. Đào tạo VR

Học tập luôn tốt hơn thông qua trải nghiệm thực tế, áp dụng trong cuộc sống hoặc thông qua thực hành. Với sự xuất hiện của thực tế ảo (VR), các công ty có thể mô phỏng các ví dụ thực tế trong quá trình đào tạo.

Ví dụ: Walmart sử dụng công nghệ thực tế ảo (VR) để chuẩn bị cho nhân viên đối phó với cơn sốt giảm giá Thứ Sáu Đen (Black Friday). Mô phỏng sử dụng kinh nghiệm và dữ liệu trong quá khứ sẽ cho thấy cách một đám đông phản ứng với các sản phẩm đang bán, đánh giá lưu lượng khách hàng trong cửa hàng cũng như cách phản ứng với các xung đột và quản lý đám đông. Với trải nghiệm này, các nhân viên mới có được kinh nghiệm trực tiếp về việc xử lý các tình huống thực tế giống như thế nào trước khi ra ngoài thực địa.

6. Áp dụng chơi game trên ứng dụng vào các công việc

Ứng dụng sự cạnh tranh công bằng trong môi trường làm việc sẽ giúp pháp triển sự gắn kết của nhân viên đối với công ty. Ví dụ: các công ty có thể khen thưởng nhân viên khi họ đạt được KPI, ghi nhận nỗ lực của họ khi giải quyết các tình huống khó khăn, hoặc thậm chí chỉ bằng cách trở thành một đồng nghiệp tuyệt vời!

Các công ty cũng có thể ứng dụng bảng lãnh đạo thời gian thực để tạo ra sự cạnh tranh thân thiện giữa các đồng nghiệp. Điều này khuyến khích nhân viên tương tác với nhau và thúc đẩy hiệu suất của họ. Ví dụ, Astro thưởng cho nhân viên những lá phiếu nghỉ bệnh mà nếu họ không sử dụng thì có thể đổi thành điểm và có thể dùng để mua đồ dùng hoặc chi phí đi lại.

7. Phân tích con người

Liệu công ty có thật sự hiểu nhân viên của mình? Thông thường, các công ty có xu hướng đưa ra các giả định về nhân viên hoặc dựa vào các tiêu chuẩn của ngành, nhưng liệu nó có chính xác không? Bên cạnh đó, với những người thuộc thế hệ Gen Z tham gia vào lực lượng lao động, các công ty sẽ cần phải thích ứng với sự thay đổi của nhân khẩu học. Nghiên cứu và phân tích nhân viên là điều cần thiết để đưa ra giải pháp và chiến lược phù hợp.

8. Đào tạo không biên giới

Đã qua rồi cái thời mà nhân viên phải có mặt đầy đủ để tham gia đào tạo. Các tài liệu văn bản, video và âm thanh có thể được tạo sẵn chỉ bằng một lần bấm nút. Cùng với công nghệ VR, nhân viên thậm chí có thể tham gia khóa đào tạo thực tế có thể được thực hiện và lặp lại bất cứ lúc nào.

9. Ứng dụng nền tảng kỹ thuật số

Điểm chung của các công ty như Uber, Airbnb và Amazon là gì? Họ là các nền tảng kỹ thuật số kết nối hai hoặc nhiều nhóm người tìm kiếm hoặc cung cấp một sản phẩm / dịch vụ. Điều này tạo ra một môi trường tiếp cận phân tán, khi mọi người có quyền truy cập vào nhiều tùy chọn chỉ bằng một cú nhấp chuột. 

Vậy nên ứng dụng các nền tảng kỹ thuật số vào các công việc hàng ngày sẽ giúp các nhân viên tăng sự gắn kết và hiệu xuất làm viêc.

10. Văn hóa kỹ thuật số

Cuối cùng, các nền tảng kỹ thuật số trong các quy trình Nhân sự khác nhau đã tạo ra một nhóm văn hóa mới phù hợp với dân số millennial (millennial là thế hệ Gen Y- những người sinh ra từ năm 1981 đến 1996) đang phát triển và Gen X (thế hệ những người sinh từ năm 1997-2012). Với sự bùng nổ thế hệ Baby Boomer (những người sinh từ năm 1946 đến 1964) và Gen X (những người sinh từ năm 1965 đến 1980) nghỉ hưu, nhân viên của công ty chủ yếu sẽ bao gồm những người thuộc thế hệ milennials. Một cuộc khảo sát vào năm 2016 cho thấy có tổng cộng 75,4 triệu người thuộc thế hệ millennials đã được ghi nhận trong lực lượng lao động, vượt qua 74,9 Baby Boomer ở Hoa Kỳ.

Nhóm những người trẻ tuổi và đam mê này lớn lên với công nghệ và hiểu cách sử dụng công nghệ vì lợi ích của họ. Bên cạnh đó, loại hình văn hóa kỹ thuật số này còn hấp dẫn họ, vốn có mối liên hệ với tất cả chín phương thức kỹ thuật số hóa khác đã được thảo luận trước đó.

Kết luận

Việc áp dụng các giải pháp kỹ thuật số cho các quy trình Nhân sự có ý nghĩa rất quan trọng đối với tổ chức vì chúng mang lại nhiều lợi ích như giảm bớt các nhiệm vụ dư thừa / lặp đi lặp lại, giảm rủi ro mắc lỗi và cho phép bộ phận Nhân sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng. Hy vọng 10 hoạt động được nêu trên đã giúp mọi người hiểu rõ hơn và không thấy khó khăn khi áp dụng kỹ thuật số vào hệ thống quản lý cho doanh nghiệp.

Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các giải pháp tổng thể về Nhân sự. Metta tin rằng một môi trường làm việc hạnh phúc được bắt đầu và lan tỏa từ những cá nhân hạnh phúc. Hãy liên hệ với chúng tôi thông qua email phung.metta@metta.com.vn để được tư vấn.

Nguồn: https://healthmetrics.com/m/10-hr-digitalisation-practices-that-you-can-implement-right-away/

Metta Marketing
Chuyên gia tư vấn chiến lược thương hiệu hàng đầu