“Số hóa” dịch vụ Nhân sự

Cuộc cách mạng kỹ thuật số đã và đang xâm nhập vào mọi lĩnh vực: con người sử dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng hàng ngày, sử dụng mạng xã hội ở nơi làm việc, số hóa các tài liệu,… Công nghệ số đã xâm nhập vào cuộc sống hàng ngày của chúng ta trong các hoạt động cá nhân lẫn công việc. Do đó, các nhà quản lý Nhân sự đang phải đối mặt với những thách thức và buộc họ phải học cách thích nghi với hệ sinh thái mới: Nhân sự kỹ thuật số.

Vai trò của các nhà quản lý Nhân sự trong việc triển khai các giải pháp kỹ thuật số

Người quản lý Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quá trình “số hóa” các hoạt động trong công ty và bộ phận Nhân sự. Họ có thể lựa chọn, sử dụng các quy trình tự động hóa và các công nghệ kỹ thuật số mới để phục vụ cho các hoạt động của mình. Ngoài ra, họ là cầu nối giữa nhân viên và các nguyên tắc trong doanh nghiệp. Vì thế, bộ phận Nhân phải là người giúp các nhân viên thích ứng tốt hơn với các chiến lược nội bộ mới.

• Đồng hành cùng các bộ phận: vì sự thay đổi thường dẫn đến sự nhầm lẫn và hiểu sai của nhân viên, nên bộ phận Nhân sự phải sẵn sàng hỗ trợ tất cả nhân viên về việc sử dụng các công cụ kỹ thuật số mới và hiểu được cách tiếp cận đối với dịch vụ Nhân sự kỹ thuật số.
• Trở thành những đại sứ: bộ phận Nhân sự cần nhận biết vị thế của mình trong chiến lược mới để dẫn dắt mọi người đến với việc “số hóa” dịch vụ. Bộ phận Nhân sự phải thúc đẩy giải pháp kỹ thuật số và chứng minh lợi ích chúng mang lại cho nhân viên, cả việc quản lý Nhân sự và cải thiện các dịch vụ Nhân sự. Bộ phận Nhân sự cũng phải trao đổi và khuyến khích mọi người sử dụng các dịch vụ mới để cả công ty bước vào thời đại kỹ thuật số.
• Tận dụng lợi thế của các công cụ kỹ thuật số mới: một trong những thách thức lớn của các nhà quản lý Nhân sự là phải tự kiểm soát, điều hành các hệ thống kỹ thuật mới để cải thiện chất lượng công việc của bộ phận Nhân sự đưa ra các giải pháp phù hợp và sáng tạo cho từng nhân viên. Thách thức khi tham gia môi trường kỹ thuật số mới này nằm ở việc sử dụng thông tin thu thập được thông qua hệ thống thông tin quản lý nguồn nhân lực (HRIS) để cải thiện công việc và hỗ trợ nhân viên tốt hơn.
• Đặt các ưu tiên theo thứ tự: “số hóa” bộ phận Nhân sự không nên giới hạn chỉ là quá trình chuyển đổi từ con người sang môi trường ảo. Ngược lại, công nghệ kỹ thuật số cho phép người quản lý nhân sự tiết kiệm thời gian cho các quy trình hành chính chậm chạp – những thứ khiến họ không thể tập trung nghiên cứu và phát triển nhân viên về khía cạnh con người. Do đó, bộ phận Nhân sự phải nắm bắt dịch vụ nào cần “số hóa” và những dịch vụ nào cần phải tập trung nhiều hơn, để tổ chức và cải tiến công việc một cách phù hợp, vì lợi ích của công ty.

Công nghệ Nhân sự kỹ thuật số: cải thiện vai trò của Nhân sự

Nỗi lo mà các nhân viên phải đối mặt với việc “số hóa” dịch vụ Nhân sự là khoảng cách giao tiếp khi chuyển đổi sang quy trình mới. Nhân sự và nhân viên phải trao đổi thông qua một màn hình máy tính sẽ làm nhân viên cảm thấy bị bỏ rơi. Nhiệm vụ của bộ phận Nhân sự là chứng minh cho nhân viên thấy rằng quyết định này được đưa ra vì lợi ích tốt nhất của nhân viên, đồng thời, nó cải thiện năng lực của bộ phận Nhân sự trong việc trả lời và quản lý nhu cầu của nhân viên. Thật vậy, công nghệ kỹ thuật số đang chứng tỏ là một đồng minh quan trọng đối với nhân viên vì nó tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu của nhân viên, tránh sai sót và giúp họ đáp ứng kỳ vọng tốt hơn.

Lợi thế của dịch vụ nhân lực kỹ thuật số

“Số hóa” dịch vụ Nhân sự cho phép bạn có tất cả các công cụ cần thiết để quản lý Nhân sự của công ty. Bao gồm:

• “Số hóa” phiếu lương: điều này cho phép tổ chức tốt hơn và giảm chi phí. Giờ đây, cả bộ phận nhân sự và nhân viên đều không cần lo lắng về việc mất phiếu lương. Nhân viên có quyền truy cập vào hệ thống phiếu lương của toàn bộ công ty, trong hệ thống sẽ có một thư mục dành riêng cho họ để giải quyết hoặc đẩy nhanh các nhu cầu của bản thân.
• Quản lý lịch nghỉ lễ và ngày nghỉ làm một cách dễ dàng hơn: để tránh bất kỳ sai sót nào trong việc xác nhận kỳ nghỉ, ngày nghỉ,… việc quản lý trực tuyến các kỳ nghỉ và ngày nghỉ cho phép các nhân viên và doanh nghiệp có tầm nhìn tổng thể về việc nghỉ phép và vắng mặt của mọi người. Ví dụ, giảm tỷ lệ nghỉ trong thời gian có nhu cầu nghỉ phép cao (chẳng hạn như kỳ nghỉ hè và thời gian học sinh được nghỉ học); cho phép nhân viên tự quyết định ngày nghỉ vào thời điểm khác…
• Quản lý quyền lợi của nhân viên: tự động hóa việc quản lý quyền lợi làm giảm chênh lệch về tiền lương giữa các nhân viên. Lòng trung thành của nhân viên đối với công ty được phản ánh qua quyền lợi khi làm việc tại công ty. Tối ưu hóa công cụ Nhân sự bằng cách liên kết ba yếu tố lương, nghỉ phép và không phép, mọi thứ sẽ được tự động và nhanh chóng, đảm bảo được sự công bằng và minh bạch.
• Khả năng hiển thị lịch trình: việc lập kế hoạch làm việc yêu cầu lịch trình rõ ràng của mọi người. Ngoài việc có thể lập kế hoạch và duy trì năng suất của nhóm, người quản lý cũng có thể theo dõi lịch trình để đảm bảo giảm thiểu số giờ tăng ca và kiểm soát chi phí lao động. Lịch trình kỹ thuật số sẽ cung cấp cho người quản lý khả năng tiếp cận thông tin này tốt hơn.
• Đào tạo tốt hơn: tập trung đào tạo cho nhân viên và cho phép họ tham gia đào tạo theo yêu cầu sẽ tăng động lực của nhân viên đồng thời tạo ra sự cải thiện kỹ năng nhanh chóng trong toàn bộ lực lượng lao động. Hơn nữa, nhân viên sẽ cảm thấy được lắng nghe và tự do đưa ra lựa chọn khi nói đến sự phát triển sự nghiệp của họ. Họ sẽ có sẵn công cụ để chủ động phát triển bản thân. Bạn cũng có thể định hướng các chương trình đào tạo cần thiết cho từng nhân viên và đưa ra chương trình đào tạo phù hợp với từng người.
• Theo dõi khả năng: thông qua việc thu thập thông tin mà bạn có quyền truy cập để theo dõi sự phát triển và tiếp thu các kỹ năng của tất cả nhân viên trong công ty. Điều này cho phép bộ phận Nhân sự theo dõi kế hoạch phát triển của mọi người và tìm kiếm tài năng mới trong các lĩnh vực mà nội bộ đang thiếu. Công ty cũng có lợi khi biết các khả năng của nhân viên để dự đoán và thực hiện những thay thế hoặc thăng chức.

Dịch vụ Nhân sự kỹ thuật số sẽ dẫn đến những biến động đáng kể trong tổ chức của một công ty. Theo các nhân viên, việc hiện đại hóa bộ phận Nhân sự có thể được coi là một sự phát triển có lợi hoặc theo chiều hướng khác, nó lại tách biệt bộ phận Nhân sự (bộ phận Nhân sự và nhân viên sẽ trao đổi thông qua các công nghệ kỹ thuật số mới). Vì vậy, vai trò của nhà quản lý Nhân sự là trấn an các nhân viên và trên hết, làm cho các giải pháp dễ tiếp cận và dễ hiểu đối với tất cả mọi người bằng cách trình bày những lợi ích của việc áp dụng các công cụ mới này. Mục tiêu chính của dịch vụ Nhân sự kỹ thuật số là cho phép toàn bộ công ty sử dụng tốt nhất các công cụ kỹ thuật số mới này.

Nguồn: https://blog.peoplespheres.com/digitize-your-hr-service

Metta Marketing
Chuyên gia tư vấn chiến lược thương hiệu hàng đầu