Những thách thức của bộ phận nhân sự khi chuyển đổi số

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực đang tham gia vào quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Mặc dù mỗi tổ chức có phương tiện và tốc độ thực hiện chuyển đổi là khác nhau, nhưng các vấn đề được giải quyết phần lớn là như nhau:

• Chuyển đổi mô hình kinh doanh : với mục tiêu đạt được hiệu quả kinh tế nhờ quy mô (economies of scale) dựa trên chi phí đại diện (agency cost), mạng lưới chuyên biệt hóa trong các dịch vụ mới…
• Tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng: vấn đề này được giải quyết nhằm đảm bảo duy trì tương tác với những mối quan hệ thông qua các kênh; phát triển các dịch vụ chất lượng cao và mang tính cá nhân hóa cho khách hàng – những người mà ngày nay được tiếp cận với thông tin đa chiều và có nhiều nhu cầu khác nhau…
• Đại tu các quy trình : mục đích là cải thiện các quy trình hoạt động tại văn phòng, tăng tốc xử lý…
• Cải tiến cách thức làm việc : để thúc đẩy sự nhanh nhẹn của tổ chức và dễ dàng truy cập vào các kênh khác nhau, khai thác lợi ích của tự động hóa quy trình bằng robot…

Sự thay đổi đã trở thành yếu tố bắt buộc trong cách thức làm việc của các doanh nghiệp. Nhu cầu chuyển đổi cấu trúc có tác động lớn đến cả hai khía cạnh của tổ chức: về phần “cứng” (cấu trúc, mô hình kinh doanh, chỉ số hiệu suất…) và phần “mềm” (tài sản con người, văn hóa, quản trị…). 

Các tổ chức thường mất đến vài năm để lên ý tưởng về một chiến lược chuyển đổi số tập trung hoàn toàn vào công nghệ và giờ đây, họ cần phải tiến xa hơn và thừa nhận rằng một sự chuyển đổi thành công phụ thuộc vào khả năng giải quyết (một cách chính xác) những thách thức về mặt con người.

Trên thực tế, khi các dự án chuyển đổi thất bại, phần lớn là do họ ưu tiên các công cụ và giải pháp kỹ thuật hơn là những thay đổi thực sự có ý nghĩa đối với doanh nghiệp và nhân viên của mình. Đặt yếu tố con người lên hàng đầu bằng cách xem những CHRO (Chief Human Resources Officer – Giám đốc Nhân sự) như người lãnh đạo của quá trình chuyển đổi số.

Thách thức #1: Phát triển văn hóa doanh nghiệp kỹ thuật số

Khi thực hiện chiến lược số hóa, bạn cần nhớ rằng việc triển khai có thể bị ảnh hưởng và thất bại bởi văn hóa doanh nghiệp. Có nhiều giải pháp khác nhau để làm cho công ty trở nên “thân thiện với số hóa”, thúc đẩy sự chấp thuận và đảm bảo việc đáp ứng nhanh chóng các hành vi tạo ra giá trị mới. Điều này bao gồm việc nâng cao nhận thức giữa các bộ phận (thông qua hội nghị, trải nghiệm nhập vai, đào tạo…), làm rõ những thay đổi của quá trình chuyển đổi số và tầm quan trọng của chúng. Điều quan trọng là phải giải thích cho nhân viên và nhà quản lý để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đáp ứng các yêu cầu mới.

Chuyển đổi số cũng là cơ hội để phát triển văn hóa đổi mới, đồng thời loại bỏ các yêu cầu trái ngược nhau (ví dụ: “sáng tạo” vs “tuân theo quy tắc”).

Để có kết quả thực sự và lâu dài, nỗ lực số hóa văn hóa doanh nghiệp phải là một phần trong chiến lược quản lý của doanh nghiệp, được tổ chức theo bốn giai đoạn:

• Knowledge: nêu ý nghĩa và làm rõ mục tiêu
• Skills: cho phép cho mọi người thay đổi
• Action: bắt đầu hành động
• Sharing: hành động tổng quát và cố định

Thách thức # 2: Giúp các nhà quản lý trong quá trình chuyển đổi số cho riêng họ

Điều này có nghĩa là bộ phận nhân sự có thể giúp các nhà quản lý cập nhật phong cách quản lý bằng cách thay đổi vai trò và trách nhiệm của họ. Trong quá trình chuyển đổi số, nhân viên phải được hỗ trợ ở mọi cấp độ theo hệ thống phân cấp, đặc biệt là các nhà quản lý cấp trung, những người thường tập trung vào phương pháp tiếp cận từ trên xuống (hay còn gọi là phương pháp top – down, quá trình đưa ra quyết định xảy ra ở cấp cao nhất và sau đó được truyền đạt cho những người còn lại ở trong nhóm), thường bị quá trình số hóa gây khó khăn. Đặc biệt, bộ phận nhân sự nên đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng với cách tiếp cận ít chuyên môn hơn, ít phân cấp hơn để đạt hiệu quả cao trong quá trình quản lý quy trình số hóa.

Thách thức # 3: Tái tạo và sử dụng kế hoạch nguồn lực

Việc lập kế hoạch nguồn lực đề cập đến tất cả các chương trình và công cụ được sử dụng giúp nhân sự dự đoán nhu cầu kinh doanh đang phát triển và tác động của chúng đối với nguồn nhân lực.

Thật không may, với những thay đổi về luật pháp và những kinh nghiệm chưa có kết quả trong những năm qua, việc hoạch định lực lượng lao động đã trở thành một công cụ đàm phán hơn là một chiến lược của công ty.

Trong bối cảnh 50% việc làm có thể biến mất trong 20 năm tới do dự kiến làn sóng tự động hóa ​​(nguồn: báo cáo của Bruegel think-tank), việc lập kế hoạch nguồn lực dường như đang hồi sinh. Hệ thống quản lý năng lực của doanh nghiệp bao gồm:

• Tập trung vào chiến lược doanh nghiệp và chuyển đổi số thành công
• Cập nhật đánh giá kỹ năng (tần suất, người tham gia, kỹ năng đơn giản…)
• Tiếp cận phương pháp đào tạo mới hiệu quả và thích ứng với nhu cầu của doanh nghiệp

Thách thức # 4: Phát triển các quy trình nhân sự nhanh chóng hơn

Giống như bất kỳ bộ phận nào khác, bộ phận nhân sự cần xem xét lại các quy trình chính của mình:

• Phối hợp tốt hơn với chiến lược kinh doanh và phản hồi nhanh hơn thông qua lập kế hoạch nguồn lực.
• Đơn giản hóa và tăng tốc quá trình đào tạo, chương trình khen thưởng cho nhân viên
• Quản lý, thúc đẩy hiệu suất và sự đổi mới của các bộ phận
• Đơn giản hóa các quy trình nhân sự cho công việc, kỹ năng, đào tạo …
• Khai thác tốt hơn các công nghệ mới: quản lý cộng đồng để phát triển kỹ năng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển, phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng, sử dụng big data để xác định xu hướng mới, số hóa các quy trình và tài liệu để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất…

Thử thách # 5: Quan tâm về trải nghiệm của nhân viên

Trong khi phòng nhân sự vẫn phải là chuyên gia trong lĩnh vực của mình họ cũng cần phát triển các kỹ năng tiếp thị để định vị mình là “người thúc đẩy nhân tài”.

Cải thiện trải nghiệm của nhân viên nghĩa là coi sự hài lòng của nhân viên là chìa khóa cho việc kinh doanh hiệu quả. Do đó, nó phải đáp ứng các nhu cầu sau:

• Số hóa các quy trình Nhân sự cho nhân viên.
• Nâng cao truyền thông (bằng cách giới thiệu mạng xã hội công ty)
• Nhiều công việc hợp tác hơn giữa các phòng ban
• Các nguyên tắc hòa giải…

Trái với suy nghĩ của nhiều người, chuyển đổi kỹ thuật số làm tăng độ phức tạp của các mô hình tổ chức và giữa các mối quan hệ, buộc bộ phận nhân sự phải thích ứng và phát triển việc cung cấp dịch vụ của mình.

Điều này nhấn mạnh sự thiết yếu trong việc đặt nhân viên làm trọng tâm của bất kỳ chiến lược chuyển đổi nào, để đảm bảo rằng chiến lược đó sẽ hoạt động và mang lại kết quả. 

Sự chuyển đổi không thể áp đặt trong hành vi và thói quen của mọi người. Thay vào đó, nó đòi hỏi các công ty phải nâng cao nhận thức về các thành viên nội bộ, đưa lý thuyết vào áp dụng thực tế.

Chúng tôi biết rằng đây là quy trình phức tạp nhưng hoàn toàn có thể thực hiện và đem lại kết quả xứng đáng cho doanh nghiệp. Hãy để Metta giúp bạn, liên hệ với chúng tôi thông qua email phung.metta@metta.com.vn để được tư vấn tốt nhất.

Nguồn: https://www.julhiet-sterwen.com/en/the-hr-challenges-of-digital-transformation/

Metta Marketing
Chuyên gia tư vấn chiến lược thương hiệu hàng đầu