Chuyển đổi số trong quản trị Nhân sự: 6 giai đoạn của chuyển đổi số Nhân sự thành công

Chuyển đổi số trong quản trị Nhân sự là một chủ để nóng đối với nhiều chuyên gia Nhân sự. Đây là chủ đề rất đáng để quan tâm bởi công nghệ kỹ thuật số có tiềm năng và khả năng thay đổi việc quản trị nguồn nhân lực truyền thống.

Hiểu về chuyển đổi số trong nhân sự đã khó, thực hiện nó lại là việc khó hơn. Trong bài viết hôm nay, chúng ta cùng đi sâu hơn để khám phá về hoạt động chuyển đổi kỹ thuật số trong Nhân sự:  là gì, tại sao lại cần thiết và bạn sẽ thực hiện nó như thế nào?

Chuyển đổi số trong quản trị Nhân sự là gì?

Chuyển đổi số trong Nhân sự là quá trình áp dụng và ứng dụng số hóa để thay đổi quy trình hoạt động vận hành và quản lý Nhân sự, giúp các quy trình này trở nên tự động hóa và theo hướng dữ liệu (data – driven).

Theo báo cáo xu hướng Nhân sự của Deloitte năm 2017: “Phòng Nhân sự phải đương đầu với thách thức kép của việc chuyển đổi hoạt động Nhân sự: một mặt là chuyển đổi lực lượng lao động; mặt khác phải thay đổi cách thức thực hiện công việc.”

Vì vậy, chuyển đổi số trong quản trị Nhân sự là một sự biến đổi liên quan đến cả một tổ chức chứ không chỉ riêng về bộ phận Nhân sự.

Tại sao phải chuyển đổi số Nhân sự?

Theo một nguyên tắc chung dành cho bất kì sự chuyển đổi nào, cho dù đó có phải là chuyển đổi số hay không, mục tiêu của các hoạt động này trước tiên phải có ý nghĩa và mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

Vì các đối thủ đều ứng dụng công nghệ kỹ thuật số cho doanh nghiệp của mình, điều này vô tình khiến bạn cảm thấy áp lực và buộc phải làm các hoạt động tương tự. Điều này là sai lầm và có thể mang lại tổn thất cho doanh nghiệp; bởi, nhiều doanh nghiệp triển khai công nghệ đắt tiền mà không đáp ứng được nhu cầu thực tế của họ. Do vậy, chuyển đổi số Nhân sự thực sự là một thách thức đối với các doanh nghiệp hiện nay.  

Những yếu tố nào cần thiết để chuyển đổi số thành công?

Trích từ cuộc phỏng vấn do AIHR – Academy to Innovate HR thực hiện với các chuyên gia tại UNLEASH Conference & Expo Lodon ExCel 2018 về câu hỏi “Yếu tố nào cần thiết để chuyển đổi số thành công?”

Peter Gold – với chức vụ Talent Acquisition Thought Leader – chia sẻ rằng: “Khi xem xét bất kỳ dự án chuyển đổi số nào, mọi người nên cân nhắc những lưu ý quan trọng sau đây. Đầu tiên, thay đổi này có mang lại lợi ích cho tôi với tư cách là một người dùng hay không? Bởi nếu nó không giải quyết được vấn đề gì, chẳng hạn không làm cuộc sống tôi dễ dàng hơn, không giúp tôi tiết kiệm được thời gian hay giảm chi phí ngân sách thì một người dùng như tôi sẽ không sử dụng chúng. Điều thứ hai, với tư cách là chủ doanh nghiệp, quy trình chuyển đổi này có tác động gì đối với doanh nghiệp trong việc tiết kiệm chi phí, tạo doanh thu hay tăng sự hài lòng của nhân viên…? Cuối cùng, chuyển đổi số có thực sự thú vị và kích thích mọi người hay không? Liệu nhân viên có hào hứng bày tỏ “Tôi đã sử dụng ứng dụng mới rồi, nó rất thú vị và dễ sử dụng, tôi thực sự rất thích nó.” , hay ứng dụng này có khả năng trở nên “viral” trong nội bộ hay không. Bạn cần xem xét thật kỹ các lưu ý quan trọng này trước quyết định thực hiện bất kỳ dự án chuyển đổi số nào.

Andy Spence, Strategic Workforce Advisor chia sẻ: “Tôi đã làm 20 đến 30 chương trình chuyển đổi số trong những năm qua. Theo tôi, chuyển đổi số nhân sự không chỉ ảnh hưởng đến riêng bộ phận nhân sự. Chúng ta chỉ cần nghĩ về chúng như một hoạt động chuyển đổi lực lượng lao động và có khả năng ảnh hưởng đến tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Thuật ngữ “digital transformation”, “HR transformation” đôi khi dễ làm mọi người hoang mang. Đây là những gì tôi đã làm: tập trung vào chiến lược, cách chúng ta thực hiện chúng và cách chúng ta quản lý con người như thế nào.”

Các ví dụ chuyển đổi số trong quản trị Nhân sự

Có vô số ví dụ về chuyển đổi số Nhân sự, điển hình công ty IBM (viết tắt của International Business Machines, là một tập đoàn về công nghệ máy tính đa quốc gia có trụ sở tại Armonk, New York, Mỹ) – nổi tiếng với những thử nghiệm nhằm thúc đẩy các giải pháp mới về số hóa Nhân sự. Công ty này đã ra mắt một nền tảng học tập kỹ thuật số, trong đó, nhân viên có cơ hội tự tùy chỉnh những trải nghiệm của mình.

Các giai đoạn chuyển đổi số Nhân sự

Chuyển đổi số Nhân sự không phải là hoạt động có thể thực hiện trong một sớm một chiều. Quá trình này cần thời gian và yêu cầu doanh nghiệp phải trải qua các giai đoạn khác nhau. Cụ thể được chia thành 6 giai đoạn (theo báo cáo của Brian Solis cho Altimeter):

1. Thực hiện các hoạt động kinh doanh như thường lệ
2. Trình bày và hành động: thực hiện nhiều thử nghiệm khác nhau trong toàn bộ tổ chức để thúc đẩy khả năng sử dụng nền tảng và sáng tạo số.
3. Chính thức hóa: giai đoạn này bạn sẽ nhận ra quá trình chuyển đổi có phù hợp với mục tiêu chuyển đổi của doanh nghiệp hay không. Nếu nó không phù hợp với doanh nghiệp, ban lãnh đạo sẽ từ chối thực hiện – điều này không phải lúc nào cũng xảy ra.
4. Chiến lược: các cá nhân nhận ra sức mạnh của sự hợp tác. Những nỗ lực và hiểu biết chung của mọi người giúp xây dựng lộ trình cho chiến lược mới.
5. Hội tụ: Đây là nơi một nhóm chuyên môn về chuyển đổi kỹ thuật số được thành lập để hướng dẫn chiến lược và hoạt động của công ty.
6. Đổi mới và thích ứng: Lúc này chuyển đổi số đã trở thành ‘hoạt động kinh doanh như thường lệ’ mới và một hệ sinh thái mới được thiết lập.

Vào thời điểm doanh nghiệp đi đến giai đoạn thứ sáu – giai đoạn cuối của quá trình chuyển đổi số, tư duy của tổ chức và những người trong tổ chức đó đã được thay đổi hoàn toàn.

Tư duy kỹ thuật số không chỉ đơn giản là sử dụng nhiều nền tảng và công nghệ kỹ thuật số khác nhau. Nó yêu cầu nhiều hơn thế: mỗi người phải nhận thức được và chấp nhận thực tế rằng trong thế kỷ 21, thế giới liên tục thay đổi và để thành công thì doanh nghiệp phải tiếp tục thích ứng với sự thay đổi đó.

Làm thế nào để bắt đầu chuyển đổi số Nhân sự

Về mặt lý thuyết, chuyển đổi số Nhân sự nghe qua có vẻ đơn giản, nhưng lại khá khó khăn khi thực hiện chuyển đổi này. Vì vậy, dưới đây là một vài lời khuyên để có một khởi đầu thuận lợi:

1. Thiết lập mục tiêu rõ ràng
2. Lan tỏa tất cả mọi người cùng tham gia
3. Đừng phức tạp hóa mọi thứ
4. Ưu tiên các ý tưởng
5. Đánh giá hiệu suất
6. Văn hóa là quan trọng

Nào, chúng ta cùng nhau tìm hiểu chi tiết từng ý một.

1. Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Một lần nữa, trước khi bắt đầu một hành trình mang tính chuyển đổi lớn, trước tiên hãy thiết lập một mục tiêu rõ ràng phù hợp với quan điểm kinh doanh. Mục tiêu này hầu như sẽ là giải quyết các vấn đề mà nhân viên gặp phải.

Đó là lý do tại sao, trong quá trình chuyển đổi Nhân sự, người lao động luôn được chú ý như một khách hàng. Đó cũng là lý do tại sao doanh nghiệp nên để nhân viên của mình tự thử nghiệm bất kỳ công nghệ mới nào trước khi triển khai nó.

2. Lan tỏa tất cả mọi người cùng tham gia

Điều này có nghĩa là bao gồm tất cả các bên liên quan, từ nhân viên đến C-suite (ban giám đốc điều hành cấp cao của một doanh nghiệp) và tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Chuyển đổi Nhân sự kỹ thuật số sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. Do đó, bạn cần tất cả sự hỗ trợ của mọi người để triển khai thành công.

3. Đừng phức tạp hóa mọi thứ

Bạn nên bắt đầu từ những điều đơn giản và nhỏ nhặt trước. Hãy xem xét các giai đoạn trong quy trình Nhân sự có thể thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số (VD: lựa chọn và tuyển dụng, nhận việc, học tập và phát triển, quản lý tiền lương, v.v.). Bạn nên bàn bạc những điều này với nhân viên và các thành viên trong ban giám đốc điều hành để xem việc nào nên được ưu tiên.

4. Ưu tiên các ý tưởng

Hãy dựa trên sức ảnh hưởng và giá trị mang lại của những ý tưởng để cân nhắc sự ưu tiên. Điều đầu tiên cần quan tâm là tác động về mặt kinh doanh của việc số hóa các ý tưởng. Thứ hai là thời gian, tiền bạc để thực sự đưa các ý tưởng thành kỹ thuật số.

Bắt đầu với những ý tưởng có sức ảnh hưởng cao với nỗ lực thấp, chúng sẽ giúp bạn xây dựng, thử nghiệm và giúp doanh nghiệp tiến bộ nhanh chóng.

5. Đánh giá hiệu suất

Việc thử nghiệm và triển khai kỹ thuật số là điều tuyệt vời, nhưng sẽ không có ý nghĩa về mặt kinh doanh nếu chúng ta không xem xét và đánh giá hiệu suất của chúng. Do đó, chúng ta cần đánh giá một cách nghiêm túc những hoạt động có và không mang lại hiệu quả.

Cách duy nhất để doanh nghiệp phát triển là giải quyết các vấn đề thực tế bằng các giải pháp công nghệ phù hợp và thực sự có đủ khả năng làm được điều này.

6. Văn hóa cũng quan trọng

Chỉ áp dụng công nghệ kỹ thuật số cho sự chuyển đổi số Nhân sự là chưa đủ, mà quy trình này đòi hỏi phải diễn ra toàn diện từ nội bộ doanh nghiệp. Nó cũng giống như mọi người trong một tổ chức phải có cùng tư duy về một vấn đề cụ thể, và điều này, liên quan đến văn hóa doanh nghiệp của bạn.

Từ những nhân viên mới, lực lượng lao động hiện tại của doanh nghiệp cho đến ban giám đốc… tư duy số hóa là điều cần thiết để chuyển đổi thành công.

Một lưu ý cuối cùng

Thật vậy, chuyển đổi số Nhân sự là một quy trình phức tạp và thử thách. Trong một thế giới đang thực hiện kỹ thuật số hóa với tốc độ nhanh chóng, hầu như mọi người đều áp dụng công nghệ kỹ thuật số; và bộ phận Nhân sự không thể dậm chân một chỗ được nữa.

Chúng tôi biết rằng đây là quy trình phức tạp nhưng hoàn toàn có thể thực hiện và đem lại kết quả xứng đáng cho doanh nghiệp. Hãy để Metta giúp bạn, liên hệ với chúng tôi thông qua email phung.metta@metta.com.vn để được tư vấn tốt nhất.

Nguồn: https://www.aihr.com/blog/guide-hr-digital-transformation-hr-transformation/

Metta Marketing
Chuyên gia tư vấn chiến lược thương hiệu hàng đầu